Les postes sanitaires mobiles (PSM) ou stocks d’urgence ont pour but de répondre à la gestion du risque exceptionnel et permettre un renforcement rapide des moyens sanitaires en cas d’afflux massif de victimes. Ils sont disposés dans les SMUR de certains hôpitaux et gérés par les pharmaciens. Dans notre établissement, cette gestion était manuelle donc difficile à gérer en situation de crise. Notre objectif a été d’intégrer ces informations dans le logiciel pharmaceutique pour en optimiser la gestion pratique et financière.

Ce stock contient des produits dispensés quotidiennement sans traçabilité complète (numéro de lot et date de péremption). Les produits sont répartis en 26 malles délocalisés aux SMUR. Pour les gérer, nous devions créer un système organisant l’information au sein des logiciels suivant : « Pharma » (gestion pharmaceutique), « ORBIS » (gestion économique et financière) et « COGNOS » (reporting). Au suivi des péremptions s’ajoute la nécessité de disposer en temps réel de tableaux de bord, éditables en situation d’urgence pour gérer le réapprovisionnement sur site.

Une gestion à double entrée a été créée pour les 215 produits des malles. Chaque produit est décliné en 2 fiches produit : 1 « réelle » sans traçabilité pour les dispensations quotidiennes/la gestion des commandes et 1 « avatar » pour la traçabilité complète des produits au sein PSM. La fiche « avatar » est une copie de la fiche « réelle » sauf pour le libellé. Ce libellé permet de faire un lien entre « l’avatar » et la fiche « réelle ». Les flux (consommation/retour) sont valorisés financièrement sur les fiches « réelles ». Les quantités totales par produit sont affectées sur chaque fiche « avatar », puis réparties sur chaque UF « malle » sous la forme d’une dotation avec dates de péremption et numéros de lot. Les flux sur « l’avatar » sont valorisés à 0. À partir de ces données, des requêtes ont été créées dans « cognos » pour pouvoir éditer automatiquement des tableaux de bord Excel ou des listes en temps réel (produits/lot par malle, produits arrivant à péremption, etc).

Nous avons répondu totalement l’objectif fixé, c’est-à-dire réaliser une gestion du PSM intégrée à notre système d’information. Ce système particulièrement rigoureux nécessite un temps d’appropriation pour les utilisateurs soignants et pharmaceutiques. Étant issu de « Pharma », il devrait s’intégrer aisément à la future plateforme web institutionnelle.