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RFL - Revue francophone des laboratoires
Vol 43, N° 448  - janvier 2013
pp. 12-14
Doi : RFL-01-2013-43-448-1773-035X-101019-201205781
La pratique de l’audit interne
 

Claude Naudin
[1] 


L’exercice n’est pas aussi simple qu’il peut paraître. Nombre de titulaires d’un « DU qualité » acquis à la hâte et sans trop de difficultés (en général) se sont arrogé des compétences à l’audit qu’ils ne possèdent pas en fait – le terme « posséder » incluant bien sûr la notion de maîtrise –.

Ce constat peut paraître surprenant voire présomptueux et pourtant, les évaluateurs qualiticiens proposent souvent des fiches d’écart à ce propos. Les réponses faîtes aux questions suivantes permettent au qualiticien d’évaluer rapidement le niveau de l’audit auquel il prête attention.

  • L’auditeur est-il habilité à la pratique des audits ?
  • Quel protocole avez-vous adopté pour conduire votre audit ?
  • Quels étaient les objectifs de l’audit pratiqué ?
  • Est-ce un audit ciblé initial ou un audit de surveillance (pertinence de actions correctives) ?
  • Vous aidez-vous d’une grille préétablie ? Si oui, quelle en est la référence ? La grille a-t-elle été validée par le RQ ?
  • Quelle est la fréquence de vos audits ? Sont-ils définis et planifiés en revue de direction ? Étiez-vous dans les délais prévus ?
  • Avez-vous pratiqué une politique de sensibilisation à l’audit ? Comment avez-vous géré le relationnel entre auditeur et audité ?
  • Avez-vous effectué un audit du management de la qualité ?
  • Les audits sont-ils effectués en présence du biologiste-responsable ou d’un biologiste médical ou du RQ ou du pilote de processus ?
  • Faites-vous un compte rendu ? Dressez-vous des fiches d’écart ?
  • Le compte rendu est-il diffusé à tous les membres du laboratoire ?
  • Procédez-vous à une vérification de la prise de connaissance ?

Autant de questions dont les réponses sont quelque peu erratiques…

Définitions

Après quelques recherches infructueuses parmi les références francophones, le Petit Larousse Illustré 2001 révèle que l’origine anglaise (internal auditor) a pour définition « une procédure de contrôle de la comptabilité et de la gestion d’une entreprise et de l’exécution de ses objectifs ».

L’ISO 9000 :2005 indique qu’il s’agit :

  • d’un processus méthodique : cela implique l’existence d’une procédure d’audit,
  • indépendant : cela implique l’absence de conflit d’intérêt,
  • et documenté : cela implique un compte rendu d’audit,
  • permettant d’obtenir des preuves : cela implique l’existence d’enregistrements,
  • et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit : cela implique l’évaluation de la conformité et de l’efficacité, sont satisfaits.

Par hypothèse, les expressions ci-dessus « exécution des objectifs » et « les critères d’audit sont satisfaits » seront considérées comme identiques (voir figure 1).

Philosophie de l’audit

L’objectif d’un audit est de donner confiance en interne. Ce n’est donc pas un outil de jugement des personnes, il faut sans cesse le répéter et mettre en confiance les opérateurs en charge des fonctions et activités auditées. L’audit sert uniquement à donner un avis (diagnostic) sur le système en question. De moins en moins souvent, mais encore formulées, les justifications suivantes tentent d’expliquer l’absence d’audit ou une pratique non régulière de celui-ci.

  • Ça prend trop de temps et de toutes façons rien ne change !
  • Ça fait des années que je suis à ce poste, alors…
  • Ça ne sert à rien, « on » n’a jamais de réclamation
  • Tous nos contrôles internes sont bons et nos résultats d’EEQ sont toujours corrects
  • et bien d’autres encore… ! ».

Ces pseudo arguments méritent la réponse suivante : l’audit est un outil de communication interne, un investissement dans une démarche d’amélioration continue.

La fréquence-type d’un audit est annuelle ; en cas de survenue d’une non conformité un audit ciblé peut être déclenché (fonction de la gravité de la NC).

Les audits doivent intéresser l’ensemble des processus du laboratoire ; la cartographie des processus doit donc être préétablie (cf. manuel qualité) et chacun doit être identifié à l’aide d’une fiche processus (audit de conformité) ; les enregistrements associés sont consultés (audit d’efficacité). Les moyens mis en œuvre peuvent également être examinés (efficience).

Chaque audit doit être préparé en tenant compte de la disponibilité des opérateurs concernés, du champ de l’audit, de l’historique. Si des variations saisonnières d’activité intéressent un processus, le moment de l’audit ne devra pas les perturber.

Caractéristiques de l’audit

Elles se résument comme suit.

  • Planification (cellule qualité) fonction de l’importance des processus, du champ de l’audit, des résultats des audits antérieurs et d’information des opérateurs.
  • Procédure d’audit rédigée.
  • Identification du référentiel.
  • Méthodologie de l’audit : conformité au référentiel, aux exigences internes, choix des auditeurs (habilitation, impartialité), rédaction du rapport, validation et diffusion.
  • Gestion des non conformités détectées :
    • identification, conséquence et risque induit,
    • enregistrement,
    • analyse des causes, analyse d’impact,
    • proposition(s) de correction et validation par le RQ,
    • choix de l’indicateur de suivi,
    • engagement de mise en œuvre dans les délais fixés,
    • audit (ciblé) de la pertinence des actions entreprises et du respect des délais,
    • compte rendu de cette vérification et clôture (voir figure 2).

Les étapes de l’audit
La planification

Un audit ne s’improvise pas. Le programme des audits est à planifier en revue de direction ; ce programme fait suite aux conclusions des audits antérieurs. Des audits ciblés seront éventuellement décidés soit en cas d’occurrence d’une NC le justifiant soit dans le cadre d’un processus complexe décliné en sous-processus.

L’information

Un audit n’est pas une démarche par surprise : les opérateurs concernés doivent être prévenus de la date prévisionnelle (vérification de compatibilité) et avoir été sensibilisés à l’exercice d’audit.

La préparation de l’audit

Le choix du référentiel, les procédures impliquées, la méthode d’échantillonnage, les essais de traçabilité à effectuer, les preuves à obtenir constituent le « dossier pré-audit ». Une liste de questions simples (ouvertes et/ou ciblées) et à enchaînement logique vient judicieusement compléter le dossier.

• Exemple de question ouverte :

Quel programme de CIQ appliquez-vous ?

• Exemple de question ciblée :

Disposez-vous d’une fiche d’instruction en cas de défaillance du CIQ ?

Afin d’éviter toute précipitation (la montre est l’ennemi de l’audit) ou abandon d’une fraction de l’audit, il est conseillé de définir le temps accordé aux différentes parties de l’audit.

L’exécution de l’audit

L’audit commence par une réunion d’ouverture qui a pour but de rappeler (confirmer) le champ de l’audit, les horaires, le programme et ses différentes étapes ainsi que la désignation des personnes dont la présence est souhaitée. Les entretiens sont conduits par l’auditeur (éviter les dérives chronophages et inutiles).

Il est souhaitable de s’attacher dans un premier temps à la conformité (au référentiel, aux procédures et instructions) puis dans un deuxième temps à l’obtention des preuves afférentes. Les preuves fournies sont répertoriées par l’auditeur et enregistrées au niveau des différents paragraphes de la prise de notes concernant chacun des éléments du processus audité. C’est plus facile pour la rédaction du compte rendu !

Chaque fois qu’un écart est observé, il doit être signalé aux audités. Il s’en suit en général (et c’est souhaitable) une discussion argumentée des deux parties. Ce temps de discussion, utile, reste limité. En fin d’audit, l’auditeur se réserve un temps de rédaction des fiches d’écart proposées. Cette rédaction comporte nécessairement la référence au paragraphe normatif concerné, le lieu du constat, sa description claire et précise, la criticité de l’écart, la preuve éventuelle du défaut.

L’audit se termine par une réunion de clôture où les objectifs de l’audit sont rappelés, les résultats présentés (points forts, points à améliorer et fiches d’écart). Ces dernières doivent être validées par l’équipe auditée.

La rédaction du compte rendu d’audit

Elle doit être effectuée dans la foulée de l’audit et transmise au biologiste-responsable et au RQ. Il leur appartiendra, après validation, d’accorder à ce document la diffusion ad hoc.

Le suivi de l’audit

Il appartient au secteur audité de faire une réponse adaptée à chacune des fiches d’écart. Cette réponse comportera une analyse des causes et une analyse de l’étendue de l’écart ainsi que les propositions d’attitude correctives et leurs délais d’exécution. La pertinence de l’ensemble est validée par le RQ et un audit ciblé est programmé afin de vérifier l’efficacité des dispositions prises et d’effectuer la clôture de la fiche d’écart.

L’ensemble est enregistré et sera présenté à la prochaine revue de direction.

C’est ainsi qu’il convient de conduire un audit interne. Il est vrai que le temps passé est significatif. C’est toutefois et uniquement à ce prix que la démarche d’amélioration continue est valorisée. Il s’agit bien d’un investissement.

Enfin, c’est juste mon avis.





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