Le développement de la chirurgie ambulatoire, les contraintes de coût et de stockage des ancillaires entrainent leur utilisation à flux tendu. Une étude récente a montré que les les arrêts immédiats d’une procédure chirurgicale avant l’incision (No-Go) étaient souvent liés à la gestion du matériel et des dispositifs implantables. À notre connaissance, depuis le développement de l’ambulatoire et l’accourcissement des séjours il n’y a pas eu d’évaluation d’un management opérationnel destiné à optimiser les flux d’ancillaires. Une organisation comportant un outil d’aide à la gestion des ancillaires et une Cellule de Régulation entre l’unité de Stérilisation et le Bloc d’orthopédie (CRSB) a été mise en place dans notre institution et cette étude était destinée à : 1) évaluer son intérêt pour permettre un meilleur signalement des risques de ruptures de l’approvisionnement en ancillaires, 2) mesurer si elle permettait de réduire au moins de moitié les dysfonctionnements au bloc opératoire à type de retard ou d’annulation d’actes chirurgicaux.

Cette organisation permet de signaler plus de risques de ruptures d’approvisionnement en ancillaires et réduit au moins de moitié les dysfonctionnements au bloc opératoire à type de retard ou d’annulation d’actes chirurgicaux.

Un outil d’aide à la gestion des ancillaires a été élaboré à partir d’une analyse rétrospective des données de 2015. Cet outil comprenait (1) la liste du matériel ancillaire nécessaire pour chaque intervention basée sur l’analyse du programme opératoire et la vérification des étiquettes de traçabilité du matériel effectivement utilisé, (2) la liste des causes de rupture identifiées grâce à l’analyse des non-conformités survenues dans le circuit de stérilisation des ancillaires. Ces analyses ont permis l’élaboration de check-lists des boîtes d’instruments correspondant à chaque intervention tout en identifiant celles à risque de rupture. En 2017, une CRSB dédiée aux ancillaires, constituée de référents de l’unité de stérilisation et du bloc d’orthopédie, a été mise en place. En se basant sur les check-lists et le programme opératoire 24h avant la chirurgie, la stérilisation alertait le bloc par courriel des risques de ruptures en matériel et le bloc répondait s’il y avait une modification dans le matériel ou le planning opératoire à envisager. Cette organisation (outil d’aide à la gestion des ancillaires et CRSB) a été nommée le Juste-à-Temps (JAT). Le critère principal de jugement était le nombre de signalements de risques de rupture, avec et sans JAT, sur 10 semaines. Les critères secondaires de jugement étaient le nombre de signalements résolus à temps et la survenue d’un dysfonctionnement au bloc opératoire (retard>30mn ou report de chirurgie) liés à une indisponibilité des ancillaires.

Neuf causes de risque de rupture ont été identifiées, en particulier les ancillaires utilisées pour plusieurs types d’interventions, celles présentant une rotation rapide et un faible stock, ou un double circuit (en prêt et en dépôt). La CRSB a signalé 163 risques de rupture avec JAT contre 41 sans (p<10⁻⁵) dont 150 (92,5 %) résolus. Treize dysfonctionnements sont survenus, un seul n’avait pas été détecté par le JAT.

Le Juste-à-Temps (outil d’aide à la gestion des ancillaires et CRSB) est un outil efficace de prévention des risques de rupture des ancillaires.

III, étude prospective comparative.