Pour faire face aux ruptures croissantes, notre groupement réalise des achats pour compte (APC) : le titulaire du marché doit payer la différence entre le prix d’achat du produit en rupture et celui de substitution. Cela nécessite de solliciter le titulaire défaillant pour obtenir l’avoir correspondant. Les demandes d’avoir en résultant étaient effectuées par la secrétaire de la pharmacie sans suivi particulier jusqu’en juillet 2023 où il a été décidé d’organiser et systématiser cette activité.

L’objectif de ce travail est de quantifier l’impact des APC concernant les produits pharmaceutiques en termes de temps de travail au sein de la pharmacie et de sommes attendues et perçues afin d’évaluer l’intérêt de cette activité.

À partir de juillet 2023, un suivi des APC a été mis en place via un tableur regroupant les sommes attendues et perçues par fournisseur. À partir de janvier 2024, une traçabilité du temps secrétariat (réalisation et envoi des courriers) et du temps pharmacien (double contrôle et signature) passés sur cette activité a été effectuée.

De juillet à décembre 2023, les 77 demandes d’avoir liées aux APC correspondent à un montant moyen de 160 € (3,20 à 3145 €) et les 103 demandes de 2024 à un montant moyen de 447 € (3,5 à 15,562 €). Ces réclamations ont été faites auprès de 33 fournisseurs. De juillet à décembre 2023, 66 réponses (85,7 %) ont permis de récupérer 91,5 % de la somme totale attendue (11,296 sur 12,348€) et en 2024, 85 réponses (82,5 %) pour 48,6 % des sommes (22,350 sur 46,011 €). Un fournisseur de produits de contrastes iodés (PCI) n’a remboursé que 5659 € sur les 26,361 € attendus. Le temps consacré en 2024 s’élève à 23 h pour la secrétaire et à 2,5 h pour le pharmacien.

Le non remboursement est le plus souvent lié aux refus des fournisseurs pour des commandes effectuées quelques jours après la fin de la rupture. De plus, des négociations sont en cours concernant les PCI. Le temps tracé pour l’activité de secrétariat est sous-estimé car il ne prend pas en compte la gestion des avoirs et titres obtenus, ni les relances. De même, le temps pharmacien pour la recherche d’équivalence ou le suivi des stocks des produits concernés n’a pas été inclus dans cette étude. Une traçabilité plus complète incluant ces aspects serait plus représentative. La récupération des sommes liées aux APC constitue la partie terminale d’une rupture mais ne représente qu’un temps limité pour les professionnels de la pharmacie pour un gain valorisable auprès des directions.