Dans tout environnement de travail, la fixation d’objectifs est une démarche essentielle mais leur atteinte n’est pas toujours garantie en raison de variations dans les ressources humaines, financières, organisationnelles et autres facteurs. L’implantation d’outils tels que le système de discussion managériale (DMS) permet de suivre la progression de ces objectifs tout en impliquant activement les équipes dans le suivi quotidien des indicateurs et d’analyse des écarts entre les résultats attendus afin d’utiliser une intelligence collective dans le processus décisionnel. Le projet déployé en 2021 au sein de l’unité d’hospitalisation mère–enfant/gynécologie visait à promouvoir une gestion de proximité, à renforcer la participation des équipes dans le suivi des indicateurs de performance quotidiens, à améliorer la qualité des décisions et à favoriser un sentiment de cohésion et de coresponsabilité parmi les membres de l’équipe. Basé sur des paramètres spécifiques pour chaque objectif, ce projet aspirait à encourager une équipe plus responsable dans un cadre de supervision bienveillante et collaborative, visant l’excellence des soins. Le DMS a été conçu pour optimiser la gestion des objectifs au sein d’une unité de travail, en impliquant les équipes dans le suivi des indicateurs et la prise de décisions afin de travailler sur les améliorations potentielles au sein de l’unité. Les rencontres quotidiennes centrées sur la priorisation des tâches en fonction de leur urgence permettent de suivre l’évolution des objectifs non pas en ciblant des individus mais en analysant les processus et en identifiant d’éventuelles défaillances. D’une durée de 10 à 15 minutes, le DMS est animé par les assistantes-infirmières gestionnaires à chaque quart de travail, 7 jours sur 7.

Le DMS permet aussi le suivi régulier avec une salle d’animation des rencontres et des tableaux avec les indicateurs de suivis (récurrence des incidents et accidents et autres éléments de sécurité pour les patients ; problématiques en lien avec le matériel de soins [rupture d’approvisionnement, bris et autres] ; niveau de satisfaction de la patientèle ; charge de travail du personnel infirmier permettant un réajustement dans la répartition des patients au besoin ; durée moyenne du séjour par l’analyse des congés sans complication avant 14 heures).

Afin de suivre ces indicateurs avec les équipes de soins, plusieurs outils ont été développés, notamment un tableau de critères de congé pour les mères et pour les nouveau-nés afin de catégoriser les congés selon un code de couleurs (vert, jaune, rouge) basé sur des critères cliniques préétablis. Ces critères ont été travaillés en collaboration avec les équipes médicales. Un agenda standard sous forme de tableau a été mis en place afin de suivre la catégorisation des congés.

Le projet de DMS a une incidence majeure sur la qualité des soins, la sécurité des patients, l’efficience des processus et l’avancement des connaissances. En matière de qualité et de pertinence des soins, le DMS a permis de réduire la durée moyenne du séjour de 30 % depuis 2021 grâce à des indicateurs de performance précis et une collaboration multidisciplinaire. Ces efforts garantissent des départs sécuritaires et une meilleure gestion des ressources. L’équipe a également optimisé la satisfaction des patients en ciblant et priorisant la communication aux familles et en renforçant la transmission efficace des données cliniques.

La sécurité des patients a été améliorée par une analyse rigoureuse des risques (comme le suivi des rapports incidents/accidents), la déclaration systématique des incidents et l’implantation des solutions rapides. Ces mesures ont réduit les récurrences liées à la médication de 35 à 29 % et ont éliminé les incidents liés au matériel, sans oublier que 100 % des situations à risque sont déclarées incluant la complétion des rapports.

L’efficience des processus s’est accrue grâce à des rencontres quotidiennes qui permettent de prioriser les tâches, d’identifier les enjeux et de réagir rapidement aux variations. L’équipe fait aussi des rencontres hebdomadaires pour analyser des problématiques plus complexes sous forme de « Kaizen ». Ce système favorise une gestion proactive, diminue les délais et renforce la coresponsabilité.

Le projet DMS se distingue par son approche innovante et proactive, s’appuyant sur l’adaptation, l’intégration et la pérennisation des meilleures pratiques. En combinant des indicateurs de performance précis avec une gestion collaborative, il favorise une prise de décision éclairée et rapide. L’équipe intègre des méthodologies éprouvées, telles que la priorisation structurée des tâches, pour optimiser les résultats tout en engageant activement les équipes. La pérennité est assurée grâce à un suivi rigoureux et une culture d’amélioration continue.

Grâce à une méthodologie innovante de suivi rigoureux, les résultats ont été mesurés et ajustés en temps réel. L’adhésion active des gestionnaires et des équipes a conduit à une gestion plus responsable, proactive et cohérente, tout en renforçant l’esprit d’équipe et l’efficacité opérationnelle. En somme, le DMS constitue un levier stratégique essentiel pour une gestion de proximité optimisée et axée sur l’amélioration continue. Par son innovation et ses résultats probants, le DMS est un modèle exemplaire de cogestion et un levier stratégique pour relever les défis de demain.